Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest XKAR KAROLINA WASILEWSKA, ul. Stawowa 12A/22, 05-830 Walendów, NIP 5342707389, REGON 543903032, e-mail biuro@xkar.pl. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się mailowo na biuro@xkar.pl.

2. Kategorie danych i źródła

Przetwarzamy dane przekazywane przy rejestracji i korzystaniu z platformy, w szczególności imię i nazwisko osoby kontaktowej (jeżeli podano), adres e-mail, telefon, nazwę firmy, NIP, adresy rozliczeniowe i dostawy, historię zamówień, korespondencję i dane niezbędne do obsługi konta. Automatycznie mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas żądania oraz informacje o przeglądarce i sesji. Dane otrzymujemy od osób rejestrujących konto lub reprezentujących kontrahentów oraz podczas korzystania z serwisu.

3. Cele i podstawy prawne

• Utworzenie, weryfikacja i prowadzenie konta oraz obsługa zamówień i korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na obsłudze relacji z kontrahentem).
• Wystawianie dokumentów i realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych lub innych prawnych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Kontakt w odpowiedzi na zapytanie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub lit. b, zależnie od charakteru sprawy.

Wysyłka niezależnych informacji marketingowych i użycie opcjonalnych plików cookies, jeżeli zostaną uruchomione, wymaga odrębnej analizy podstaw prawnych i wymaganych zgód.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane w niezbędnym zakresie podmiotom zapewniającym hosting i infrastrukturę IT, dostawcom poczty elektronicznej, przewoźnikom, dostawcom usług księgowych i technicznych oraz organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy. Obecnie strona działa na hostingu LH.pl, a obsługa poczty odbywa się za pomocą usług home.pl. Konkretni odbiorcy zależą od sposobu realizacji zamówienia i faktycznie używanych usług.

5. Okres przechowywania

Dane konta przetwarzamy przez okres jego aktywności, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia umów, obsługi ewentualnych roszczeń i realizacji obowiązków prawnych. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowywane są przez okresy wynikające z właściwych przepisów. Korespondencję przechowujemy tak długo, jak wymaga tego obsługa sprawy lub obrona przed roszczeniami. Dane sesyjne i techniczne zachowujemy przez okres uzasadniony celem ich wykorzystania.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją cofnąć bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania. Wnioski można przesyłać na biuro@xkar.pl. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

7. Obowiązek podania danych

Podanie danych oznaczonych w formularzach jako wymagane jest niezbędne do rejestracji, prowadzenia konta i realizacji zamówień. Niepodanie takich danych może uniemożliwić skorzystanie z funkcjonalności. Pozostałe dane są dobrowolne, o ile nie okażą się konieczne do wykonania konkretnej usługi.

8. Zautomatyzowane decyzje i transfery

Sam mechanizm zatwierdzania konta XKAR zakłada weryfikację przez obsługę platformy; nie deklarujemy podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Informacje o ewentualnych transferach danych poza Europejski Obszar Gospodarczy wymagają dostosowania do faktycznie używanych narzędzi zewnętrznych.

9. Cookies i bezpieczeństwo

Serwis wykorzystuje mechanizmy sesji niezbędne do logowania i działania koszyka. Szczegóły przedstawiono w Polityce cookies. Połączenie z serwisem powinno być zabezpieczone protokołem HTTPS; nie należy przesyłać danych logowania, jeśli przeglądarka zgłasza brak bezpiecznego połączenia.